Softarq

AgentesAtención y soporte

Atención y soporte. El caso entra, se clasifica y se actúa. Si no, pasa a una persona.

El agente toma el caso cuando llega por correo o por el sistema de tickets, lo clasifica, consulta la ficha en el CRM o la gestión y ejecuta lo pactado —actualizar, responder con el dato real, cerrar—. Si el caso es excepcional o el cliente es sensible, lo deja listo para una persona. No es un chatbot que solo contesta: actúa en los sistemas que ya usa y deja rastro.

A quién cubreEquipos de atención u operaciones —o un responsable— que hoy clasifican y resuelven el mismo tipo de caso a mano.

El flujo. Lo que hace este agente, en orden.

En detalle

Este perfil encaja cuando atención no tiene un problema de «falta de un asistente que converse»: tiene un problema de cola. Las mismas consultas, los mismos tickets, el mismo viaje a la ficha. Softarq implanta un agente que hace ese viaje y ejecuta lo pactado en los sistemas que ya usa.

La conversación, si la hay, es el medio. El trabajo es clasificar, consultar y escribir el resultado donde vive el caso. Por eso no montamos un canal al margen: el correo y los tickets siguen siendo los de la casa.

En el piloto medimos si el agente clasifica bien, si consulta el dato correcto y si deja el caso en el sitio previsto. Lo que no encaja no se fuerza: se pasa a una persona, con el contexto ya reunido.

Qué sabe hacer

  • Clasifica el caso según las reglas acordadas —consulta de estado, incidencia, cambio de datos, reclamación—.
  • Consulta la ficha del cliente o del pedido en el CRM o la gestión, sin pedirle al cliente que lo recuente.
  • Ejecuta la acción pactada: actualiza el ticket, envía la respuesta prevista o cierra el caso rutinario.
  • Deja el hilo ordenado: qué se preguntó, qué se consultó y qué se hizo.
  • Pasa a una persona cuando el caso no encaja, el cliente está marcado como sensible o falta un permiso.
  • Evita que el trabajo repetible ocupe a quien debería resolver excepciones.

Casos de uso. Cómo se ve en el día a día.

«¿Dónde está mi factura?»

Quién
Atención o administración que responde la misma pregunta con un copiar y pegar.
Antes
Alguien abre el correo, busca al cliente, mira el ERP y escribe la respuesta. El retraso es de horas porque hay cola.
Qué hace el agente
Identifica la consulta, lee el estado en el sistema de facturación y responde con el dato real, o deja el borrador si así se ha pactado.
Cuándo interviene una persona
Entra si el dato no está, el importe se discute o el cliente pide algo que no es una consulta de estado.

Ticket rutinario con ficha en el CRM

Quién
Un equipo de soporte que cierra el mismo tipo de incidencia una y otra vez.
Antes
El ticket llega, se busca la ficha, se copia el dato, se actualiza el estado. Lo repetible llena el día.
Qué hace el agente
Clasifica, consulta la ficha, aplica la acción prevista —cambio de dato, cierre, envío de lo acordado— y deja constancia en el ticket.
Cuándo interviene una persona
Toma los casos que salen de la regla, las reclamaciones y cualquier acción que el alcance haya reservado a una persona.

Cliente sensible o caso excepcional

Quién
Quien no quiere que un caso delicado se cierre solo.
Antes
El mismo buzón mezcla lo rutinario con lo que hay que tratar a mano. Lo urgente espera detrás de lo repetible.
Qué hace el agente
Separa el caso, lo etiqueta y lo deja en la cola de persona, con el contexto ya reunido.
Cuándo interviene una persona
Atiende ese hilo. El agente no improvisa el tono ni cierra por su cuenta.

Cuándo tiene sentido

  • Llegan los mismos tipos de consulta por correo o por tickets, y hoy se resuelven a mano.
  • El dato que hay que dar ya está en el CRM, el ERP o la gestión: el trabajo es ir a buscarlo y actuar.
  • Quiere límites explícitos: qué se cierra solo y qué pasa siempre a una persona.

Qué se entrega

Cuando Softarq implanta este perfilUn agente operable en los sistemas de esta área: alcance cerrado, piloto que se puede revisar, límites claros y traspaso.

  • El agente operable en el correo, los tickets y el CRM que ya usa.
  • Límites claros: qué casos resuelve y cuándo interviene una persona.
  • Un registro por caso —clasificación, consulta, acción— y un criterio de acierto que se puede revisar.
  • Traspaso documentado. Usted se queda el control.

¿Encaja este perfil?

Cuéntenos el proceso, los sistemas que ya usa y las restricciones. Respuesta habitual en 1–2 días laborables.